W poprzednim odcinku z cyklu Premium zbudowaliśmy autonomicznego agenta w Copilot Studio do obsługi onboardingu pracowników. Dziś skupiamy się wyłącznie na liczbach: ile kosztuje ten sam proces wykonany ręcznie, a ile kosztuje jego wykonanie przez agenta AI? To pytanie, które każdy menedżer powinien zadać przed podjęciem decyzji o automatyzacji.
Opisywany proces: onboarding nowego pracownika
Agent wykonuje dwie czynności po dodaniu nowego pracownika do listy SharePoint:
- Sprawdza w dokumentacji procesowej, kto powinien być „buddym" (opiekunem) dla nowego pracownika z danego działu i wysyła obu stronom wiadomość w Teams.
- Na podstawie harmonogramu szkoleń tworzy dwa spotkania onboardingowe w kalendarzu: dla nowego pracownika i prowadzącego szkolenie.
Koszt procesu manualnego
Michał dokonał kalkulacji, przeklikując cały proces samodzielnie i mierząc czas poszczególnych kroków:
- Dodanie pracownika do listy SharePoint: 1 minuta
- Sprawdzenie dokumentu z przypisaniem buddych: 1 minuta
- Sprawdzenie harmonogramu szkoleń: 1 minuta
- Umówienie pierwszego spotkania (BHP): 5 minut
- Umówienie drugiego spotkania (obszarowe): 5 minut
Łącznie: 12 minut na jeden onboarding.
Przy założeniu wynagrodzenia brutto 8 000 zł i 105 efektywnych godzin pracy miesięcznie (współczynnik FTE po odliczeniu przerw i czynności nieproduktywnych), stawka minutowa wynosi około 76 gr za minutę. Dwanaście minut to więc koszt rzędu 15,24 zł za jeden onboarding.
Koszt wykonania przez agenta AI
Microsoft oferuje dwa modele rozliczeń kredytów Copilot Studio:
Model prepaid (zakup paczki kredytów):
25 000 kredytów za 200 USD ≈ 730 zł. Jeden kredyt to około 3 grosze. Jedno wykonanie opisanego procesu zużyło 9,64 kredyta, co daje koszt ≈ 29 groszy.
Model pay-as-you-go (płatność za zużycie):
Bez konieczności kupowania paczki z góry. Jeden kredyt to 1 cent ≈ 3,65 gr. Przy 9,64 kredytu wychodzi ≈ 38 groszy za jedno wykonanie.
Zestawienie — czytelne porównanie
| Wariant | Koszt / onboarding |
|---|---|
| Praca ręczna (8 000 zł brutto) | 15,24 zł |
| Agent AI — kredyty prepaid | 0,29 zł |
| Agent AI — pay-as-you-go | 0,38 zł |
Automatyzacja jest 40–52 razy tańsza niż praca ręczna przy tej konkretnej czynności i tych założeniach.
Jak to przełożyć na decyzję biznesową
Kilka ważnych kontekstów do tej analizy:
- Kalkulacja zakłada pracownika ze stawką 8 000 zł brutto. Przy wyższych stawkach (np. HR Manager) oszczędność jest jeszcze większa.
- Przykład dotyczył tylko dwóch spotkań onboardingowych. W większych organizacjach takich spotkań może być kilkanaście — proporcjonalnie rośnie też oszczędność.
- Nie uwzględniono kosztu wdrożenia (czasu dewelopera), który jest jednorazowy, a oszczędności są cykliczne.
- Model pay-as-you-go pozwala przetestować rozwiązanie bez kupowania paczki kredytów z góry — ryzyko finansowe jest minimalne.
Wniosek: warto się temu przyjrzeć
Oszczędność 15 zł na jednym onboardingu może nie robić wrażenia. Ale przy 50 nowych pracownikach rocznie to 750 zł. Przy 200 — 3 000 zł. A to tylko jeden, stosunkowo prosty proces. Każda organizacja ma kilkadziesiąt takich procesów, które można zautomatyzować w podobny sposób.
Jeśli Twoja firma ma środowisko Microsoft i chcesz sprawdzić, które procesy przyniosłyby największy zwrot z automatyzacji — warto porozmawiać. Dane kontaktowe znajdziesz w opisie nagrania.