Dlaczego źródła danych są kluczowe?

Każda automatyzacja i każda aplikacja biznesowa potrzebuje miejsca, gdzie dane są przechowywane i skąd mogą być pobierane. W ekosystemie Power Platform masz do dyspozycji Dataverse (płatne, premium) oraz SharePoint i OneDrive — dostępne w ramach standardowych licencji Microsoft 365, bez dodatkowych kosztów.

Ten odcinek skupia się właśnie na SharePoint i OneDrive jako praktycznym, darmowym fundamencie pod pierwsze (i nie tylko pierwsze) rozwiązania.

OneDrive vs. SharePoint — kluczowa różnica

Oba serwisy są dostępne z poziomu portalu M365 (m365.cloud.microsoft), ale służą różnym celom:

  • OneDrive to przestrzeń personalna. Przechowujesz tu swoje prywatne pliki — dostępne dla Ciebie, opcjonalnie udostępniane innym. Każdy użytkownik ma 1 TB przestrzeni.
  • SharePoint to przestrzeń organizacyjna — do udostępniania danych całej firmie lub wybranym grupom. Stąd zresztą pochodzi nazwa: Share (udostępnij) + Point (punkt). Dla organizacji dostępne jest 1 TB + 10 GB na każdą licencję.

Budując rozwiązania dla wielu użytkowników, zawsze warto opierać się na SharePoint, a nie OneDrive — dane są wtedy dostępne dla całego zespołu, niezależnie od tego, który użytkownik jest zalogowany.

Listy SharePoint — Twoja baza danych

Lista SharePoint to odpowiednik tabeli w bazie danych (lub arkusza Excel, jeśli wolisz tę analogię). Możesz tworzyć kolumny różnych typów, dodawać wiersze i zarządzać danymi przez przeglądarkę.

Dostępne typy kolumn:

  • Tekst (jednoliniowy i wieloliniowy) — do prostych opisów i długich treści
  • Wybór (Choice) — lista predefiniowanych opcji (np. Status: Nowe / W trakcie / Zakończone)
  • Osoba (Person) — wybór użytkownika z organizacji
  • Liczba, Waluta, Data — typy numeryczne i datowe
  • Lookup — relacja z inną listą SharePoint (tworzenie powiązanych rekordów)
  • Załączniki — pliki dołączone do elementu

Microsoft dostarcza też gotowe szablony list (np. Issue Tracker, Event Itinerary), które można od razu wdrożyć i dostosować do własnych potrzeb.

Biblioteki plików — przechowywanie i współpraca

Obok list, SharePoint oferuje biblioteki dokumentów — przestrzenie do przechowywania plików z pełną kontrolą wersji i dostępem online. Możliwości:

  • Tworzenie folderów i zagnieżdżanie struktury katalogów
  • Edycja plików Word, Excel, PowerPoint bezpośrednio w przeglądarce z automatycznym zapisem
  • Jednoczesna praca wielu osób na tym samym dokumencie
  • Eksport całej biblioteki do Excela
  • Synchronizacja z lokalnym komputerem przez aplikację OneDrive

Sama biblioteka plików, niezależnie od jakiejkolwiek automatyzacji, może być dużym usprawnieniem pracy — szczególnie dla zespołów, które nadal przesyłają pliki mailem.

SharePoint jako fundament automatyzacji

Listy SharePoint to nie tylko miejsce do ręcznego przeglądania danych. W połączeniu z Power Automate i Power Apps stają się dynamicznym centrum całego rozwiązania:

  • Power Automate może reagować na każdą zmianę elementu na liście (nowy wiersz, zmiana wartości kolumny)
  • Power Apps może wyświetlać, filtrować i edytować dane z listy w eleganckim interfejsie mobilnym
  • Lista sama w sobie może służyć jako prosty interfejs zarządzania dla pracowników działu — bez żadnej dodatkowej aplikacji

Podsumowanie

SharePoint i OneDrive to dostępne od zaraz, bezpłatne (w ramach M365) miejsca do przechowywania danych dla Twoich automatyzacji. Listy SharePoint zastępują proste tabele bazodanowe, a biblioteki plików unowocześniają pracę na dokumentach. W kolejnych odcinkach wykorzystamy te źródła danych do budowy kompletnego systemu zgłoszeń IT — łącząc SharePoint, Power Apps i Power Automate w jedno rozwiązanie.