Co budujemy i dlaczego?

Po poznaniu Power Automate, Power Apps i SharePoint czas połączyć je w jedno spójne rozwiązanie. W tym odcinku budujemy system zgłoszeń IT — klasyczny przykład, który można łatwo przenieść na inne obszary: obsługę wniosków urlopowych, zamówień, zgłoszeń serwisowych lub reklamacji.

Architektura rozwiązania:

  • Użytkownik wysyła maila z problemem na dedykowaną skrzynkę
  • Power Automate wyłapuje maila i zapisuje zgłoszenie na liście SharePoint
  • Użytkownik otrzymuje mailowe potwierdzenie z numerem zgłoszenia
  • Power Apps udostępnia interfejs, przez który użytkownik przeglądać może swoje zgłoszenia i ich statusy

Krok 1: Lista SharePoint ze strukturą zgłoszeń

Lista zawiera kolumny odpowiadające danym z maila i danym zarządzanym przez IT:

  • Temat — tytuł zgłoszenia (pobierany z tematu maila)
  • Opis — treść zgłoszenia (body preview maila)
  • Zgłaszający — adres e-mail nadawcy
  • Priorytet — choice: Niski / Normalny / Wysoki (domyślnie: Normalny)
  • Status — choice: Nowe / W trakcie / Zakończone (domyślnie: Nowe)
  • Obsługujący — kolumna Person, uzupełniana przez IT

Sam dział IT może zarządzać zgłoszeniami bezpośrednio z listy SharePoint — bez żadnej dodatkowej aplikacji. Lista wystarczy jako minimalny interfejs administracyjny.

Krok 2: Solution — organizacja w Power Platform

Przed budowaniem przepływu warto stworzyć solucję (Solutions) w Power Automate. To "opakowanie" grupujące wszystkie komponenty rozwiązania — przepływy, aplikacje, referencje do połączeń. Korzyści:

  • Wszystkie elementy w jednym miejscu, czytelna organizacja środowiska
  • Możliwość eksportu i importu całego rozwiązania między środowiskami
  • Wyraźny prefiks nazewniczy dla komponentów

Krok 3: Przepływ — mail → SharePoint → potwierdzenie

Przepływ w solucji budujemy jako Automated Cloud Flow z triggerem Outlook "When a new email arrives". Kolejne kroki:

  1. Trigger: reaguj na przychodzącego maila na wybranej skrzynce
  2. SharePoint — Create Item: utwórz nowy element na liście, wstawiając dynamiczne wartości z maila (Subject → Temat, Body Preview → Opis, From → Zgłaszający)
  3. Outlook — Send Email: wyślij potwierdzenie do nadawcy. W treści skorzystaj z dynamicznego ID elementu SharePoint, żeby poinformować o numerze zgłoszenia

Po zapisaniu i przetestowaniu przepływ reaguje w ciągu kilku sekund — zgłoszenie pojawia się na liście, a użytkownik dostaje potwierdzenie z numerem sprawy.

Krok 4: Aplikacja Power Apps — widok zgłoszeń

Canvas App w tej samej solucji oferuje dwa ekrany:

  • List Screen: galeria wyświetlająca zgłoszenia bieżącego użytkownika. Używamy funkcji Filter() z odwołaniem do User().Email, żeby każdy widział tylko swoje zgłoszenia.
  • View Screen: widok szczegółów zgłoszenia, oparty o kontrolkę Form w trybie View. Dane do formularza przekazywane są przez zmienną globalną ustawianą przy kliknięciu w element galerii.

Nawigacja między ekranami realizowana jest funkcją Navigate(). Strzałka w galerii przenosi do szczegółów, przycisk Wróć cofa do listy.

Krok 5: Filtrowanie danych z kontekstem użytkownika

Power Apps działa w kontekście zalogowanego użytkownika. Dzięki temu można automatycznie filtrować dane bez jakiegokolwiek logowania — aplikacja "wie" kto ją uruchamia. Formuła w właściwości Items galerii:

Filter(ZgloszeniaIT, Zgłaszający = User().Email)

To podejście jest zarówno wygodne dla użytkownika, jak i bezpieczne — każdy widzi tylko to, co jego.

Podsumowanie

W tym odcinku połączyliśmy trzy narzędzia w działający system: SharePoint przechowuje dane, Power Automate zbiera zgłoszenia i komunikuje się z użytkownikiem, a Power Apps daje mu przejrzysty interfejs. To kompletny wzorzec, który można zastosować w dziesiątkach procesów biznesowych. W kolejnych odcinkach będziemy rozszerzać to rozwiązanie — o zmienne, funkcje Power Fx i obsługę błędów.